El Museo colabora desde hace años con instituciones públicas y privadas en exposiciones y otras actividades científicas y culturales mediante el préstamo temporal de los fondos de sus colecciones.
Estos préstamos nos permiten potenciar la difusión de nuestras colecciones y acceder a un público nuevo.
El préstamo de obras para exposiciones es una forma de contribuir a la mayor difusión de los fondos de esta institución. Debido al gran número de obras solicitadas para diferentes exposiciones y con objeto de tomar las medidas precisas para un buen funcionamiento de la institución, el Museo Naval establece las siguientes normas de préstamo:
1. Petición de préstamo
La entidad organizadora de la exposición deberá solicitar con suficiente antelación (3 meses, si la exposición va a tener lugar en el territorio nacional y 4 meses si tendrá lugar en el extranjero), el préstamo de las obras que desee exponer, dirigiéndose a la Dirección del Museo. Para el préstamo de cualquier obra, se precisa un informe favorable de la Dirección del Museo. Si el estado de conservación de las piezas o las circunstancias de la exposición así lo aconsejan, no se concederá la autorización.
2. Objeto y contenido
La solicitud de préstamo de obras debe acompañarse de un informe en el que se detalle los siguientes puntos:
Como norma general no se autorizará el préstamo de más de 15 obras. No se autorizarán aquellas solicitudes en las que las obras no aparezcan plenamente identificadas. Únicamente se autorizará una petición adicional en el plazo previsto en el punto anterior.
3. Orden Ministerial
Según lo dispuesto en el artículo 63.2. de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, las obras no podrán salir del Museo sin que una Orden Ministerial lo autorice expresamente. La Subdirección General de Patrimonio Histórico-Artístico es responsable de la tramitación de la citada autorización. El Museo por su parte sólo entregará las obras si tiene en su poder el traslado de la Orden Ministerial.
4. Autorización de exportación. Aduanas
La entidad organizadora de la exposición debe encargarse en su caso, de los trámites de autorización temporal ( Art. 31.º de la Ley 16/1985 ) , a través de la Junta de Calificación,Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español. También son responsables de los trámites aduaneros.
5. Duración de las exposiciones
El préstamo de obras no superará los tres meses. Sólo en casos excepcionales, se autorizarán las exposiciones itinerantes.
Cualquier cambio en las fechas de la exposición se comunicará inmediatamente al Museo, que se reserva el derecho de no aceptar dicha modificación.
6. Seguro
Toda pieza que salga del Museo deberá estar asegurada mediante una póliza de seguro en la modalidad "clavo a clavo", que cubrirá todo el tiempo que las obras permanezcan fuera del Museo y será siempre a favor de éste en la cuantía que el Museo fije para cada una de las obras objeto del préstamo. Esta valoración se incluirá en la Orden Ministerial pertinente y será la base sobre la que se suscriba la correspondiente póliza de seguro.
El Museo se reserva el derecho de rechazar la compañía aseguradora propuesta por la entidad organizadora, quien contratará la póliza correspondiente por el valor que se haya estimado y en la que se incluirán las cláusulas reconocidas internacionalmente para este tipo de préstamo. Antes de retirar las obras, la entidad organizadora deberá entregar el certificado de seguro al Museo.
7. Actas de entrega
Las obras serán retiradas del Museo por personal debidamente acreditado, mediante la firma de un acta de entrega, en ella se indicará el estado de conservación de las obras prestadas y las condiciones en que se deben exponer de acuerdo con las características del material.
8. Devolución
Concluida la exposición, las obras serán devueltas al Museo, dejando un plazo de tiempo prudencial para el desmontaje y el transporte. En ningún caso este plazo superará el plazo máximo incluido en la Orden Ministerial. Al recibir las obras y antes de la firma del acta de recepción correspondiente, el Museo revisará el estado de conservación de las obras devueltas para detectar cualquier posible deterioro.
Si se hubiera producido alguna incidencia, se incluirá una nota sobre ella en el acta de devolución, por si hubiera lugar a la exigencia de responsabilidades.
9. Embalaje y transporte
Los gastos de embalaje y transporte correrán a cargo del organizador de la muestra. Tanto el embalaje como el traslado deben ser realizados por una empresa especializada.
Las obras irán debidamente embaladas, tanto a la ida como al regreso, debiendo efectuarse el embalaje y desembalaje bajo la supervisión de personal del Museo.
Todas las obras deberán transportarse dentro de cajas acondicionadas contra la humedad, cambios de temperatura, golpes y cualquier otra circunstancia que las pudiera poner en peligro.
La fecha de embalaje y transporte será acordada entre el comisario o persona en quien expresamente delegue y el Museo.
El Museo se reserva el derecho de rechazar la empresa de transportes propuesta por los organizadores.
10. Montaje de las obras
Todas las obras que el Museo considere conveniente, saldrán enmarcadas según las indicaciones que realice el personal del mismo. Una vez montadas no podrán ser desenmarcadas por ninguna causa, sin autorización expresa del Museo. La entidad organizadora se responsabilizará del montaje y se hará cargo de los gastos que origine. Una vez devueltas las obras, deberán ser desenmarcadas por el personal de la empresa de embalajes y colocadas las piezas en el lugar que indique el personal del Museo. El material del montaje quedará en propiedad del Museo si así lo precisa.
11. Correo de las obras
Las obras objeto del préstamo irán acompañadas de un correo que supervise el transporte e instalación de las mismas en las salas de exposición, así como el reembalaje de las obras para su regreso al Museo. Todos los gastos de desplazamiento, estancia y manutención correrán a cargo de la entidad organizadora de la exposición.
El importe de las dietas de manutención se computará teniendo en cuenta los baremos oficiales para el personal laboral y funcionario de la Administración del Estado.
El correo, de acuerdo con los organizadores, podrá determinar el medio de transporte en el que viajar. Si el viaje es de una duración superior a las cinco horas, ésto dará derecho a viajar en clase preferente o similar. Cuando el viaje del correo sea a países fuera de la UE, que no tienen concierto sanitario con España, el correspondiente seguro de viaje correrá a cargo del organizador.
La duración de la estancia será de una noche y dos días si la exposición se celebra en territorio nacional, de dos noches y tres días si se celebra en Europa y de cinco noches y seis días si se celebra en territorio transoceánico.
12. Restauración
Cuando las condiciones de conservación de las obras así lo requieran, se procederá a su restauración. Los gastos derivados de este proceso correrán a cargo de la entidad organizadora.
13. Reproducción de seguridad
Antes de proceder al préstamo de las obras, éstas han de ser fotografiadas. Los gastos que origine su reproducción serán abonados por la entidad organizadora. Los negativos quedarán en propiedad del Museo.
14. Medidas de conservación
La entidad organizadora de la exposición deberá garantizar la seguridad y conservación de las obras expuestas asegurando una vigilancia permanente, sistemas adecuados de detección y extinción de incendios, controles ambientales de humedad, temperatura y luz.
El Museo hará constar en sus informes previos a la exposición las condiciones ambientales recomendadas, así como, las indicaciones para el montaje.
El Museo se reserva el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad de las salas de exposiciones, y de retirar las piezas en el caso de que estime que aquellas son inadecuadas.
15. Reproducción de documentos y catálogo
No se permitirá hacer ningún tipo de reproducción total o parcial, excepto para la ilustración del catálogo de la exposición. En este caso, el Museo proporcionará diapositiva 6x9 cm. en concepto de alquiler y a un precio de 24 euros, de aquellas piezas que quiera reproducir. Tanto en las referencias bibliográficas como en las fotografías, deberá figurar el nombre del Museo en la forma que éste indique (Museo Naval. Madrid). Si se publica catálogo, o cualquier otra obra de difusión, deberán enviarse 2 ejemplares a la Biblioteca del Museo.
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